札幌市で活動する福祉(主に介護・保育)事業所特化の社会保険労務士が、経営支援をいたします。
介護経営、労務、日々の出来事などの活動日誌を更新いたします。

仕事を早くするパソコン活用術

March 23, 2018

こんにちは。

札幌の社労士オフィスONE

スタッフの松田です。

 

先日、沢田の記事にあったように

社内勉強会にて弊社スタッフが、

30分間今まで学んできたことを、

アウトプットする(プレゼンテーションを行う)

機会がありました。

 

私が行ったテーマは、

「パソコン活用術~効率化する使い方」

です。

今日は、少しだけ中身を紹介いたします。

 

さて、効率化を図る最初の段階で

「整理整頓」がなされているかが

とっても大事になってきます。

 

皆さんのデスクは以下の絵だと、どちらに当てはまりますか?

 

 

左の方は、こういう事ありませんか?

「あの書類、あのファイル

 作ったはずなんだけど、どこに置いたっけな~」

 

書類はもちろんですが、

パソコン内も整理されていないと

 

いつもこんな状態に・・・

 

ファイルを探す時間も、

見つからない時に作り直す時間も、

また似たようなファイル名でごちゃまぜに保存する時間も、

そのすべてが“無駄時間”です!
 
まずは

「どういうものを」「どういう場所に」「どういう形で」

整理していくのか、

自分のルールを確立させることから

スタートする必要があります。

 

・カテゴリーに分けてファイルをつくろう

「デスクトップにファイルがごちゃまぜ・・・」

⇒そんな場合は、カテゴリーずつにファイルを作りましょう。

「A社」「B社」などの企業別などですね。

そこに、どんどんファイルを入れていってしまいましょう。

迷ってもえいっと入れてしまうことが大事です。

迷ってる時間も、もったいないです。

 

・保存の時の名前は必ず日付+ファイル名

名前の規則性がないと、

いつのファイルだかわからないことや、

ばらばらに表示されてみつけるのに時間がかかります。

なので、私の場合は

180323_企業名(内容)

など、日付+会社名とファイル名など

(基本は企業別にファイルを作っているので会社名は

 省いています)

 

すでに実践されている方も多いかと思いますが、

この基本のきが出来ている人と

出来ていない人では作業効率が大きく異なります。

 

まだまだたくさんありますが、

熱く語ってしまうので、またの機会にいたします(;^_^)


 

 

 

 

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